Organización de archivos y digitalización

1 (1)Desde los inicios de la humanidad, la historia ha estado determinada por nuestra capacidad de recibir, entender y transmitir información, de ahí radica que el conocimiento, nos da ventaja en nuestra lucha por la supervivencia, nos permite tener control de nuestras vidas y como algunos autores coinciden, afianza el postulado de que la información es poder.

Entonces, la gestión archivística constituye uno de los dos componentes de la administración documental de la información, va mucho más allá de solamente almacenar documentos, sino que abarca el diseño de políticas y procedimientos técnicos para el tratamiento de la documentación en un modelo de proceso.

La aplicación de la gestión archivística le permite a las Instituciones contar con metodologías que sin lugar a dudas le generaran grandes resultados en la provisión de información digital y física para la toma de decisiones por parte de los ejecutivos y la empresa misma, acelerando con ello entre otros la gestión de trámites y por ende de la imagen corporativa, en procura de la preservación y custodia del Acervo Documental, así como el cumplimiento de la Normativa Vigente para las Cooperativas, entre ello el Artículo 225 del Código Orgánico Monetario y Financiero:

“Artículo 225.- Archivo de la información. Las entidades del sistema financiero nacional mantendrán sus archivos contables físicos, incluyendo los respaldos respectivos, por el plazo de diez años contados a partir de la conclusión de la operación correspondiente y por quince años en el formato digital autorizado por las superintendencias.

La información proporcionada por las entidades financieras y las copias y reproducciones certificadas expedidas por un funcionario autorizado de la entidad financiera tendrán similar valor probatorio que los documentos originales.”

En Smartcidi le garantizamos el cumplimiento de la normativa y el acceso eficiente a la información:

Características y beneficios:

  • Diagnóstico de la gestión archivística.
  • Diseño de Cuadros Generales de Clasificación Documental.
  • Diseño de Tablas de Plazos de Conservación Documental.
  • Establecimiento de flujos de procesos archivísticos e Instructivos de procedimientos.
  • Organización e inventario de Archivos.
  • Gestión de valoración, expurgo y eliminación documental.
  • Digitalización de documentos.
  • Venta de sistemas de gestión archivística.
  • Venta de insumos, estos es cajas, equipos de seguridad industrial archivística, fumigación.
  • Capacitaciones experimentales en gestión archivística, seguridad documental, equipos efectivos y atención al cliente.

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